Zaproś robota do zespołu HR!

Dbając o stały rozwój kompetencji pracowników, działy HR wkładają wiele pracy m.in. w stworzenie programów szkoleniowych i rozwojowych. O ile merytoryczna część tego procesu jest najczęściej ciekawa, o tyle zebranie informacji podsumowujących, uzyskanie feedbacku i zgromadzenie certyfikatów bywa żmudne i zabiera sporo czasu. Czy można zapobiec tej rutynie i oszczędzić cenny czas? Oczywiście!

 Zadaniem działów HR jest dbanie o ludzki kapitał. W tym oczywistym zdaniu ukryty jest szereg rozmaitych, mniej i bardziej ciekawych działań. Zaczynając od zadań, dzięki którym możliwy jest nieustający rozwój potencjału pracowników oraz stworzenie przestrzeni, w której czują się oni zadbani i zaopiekowani. Aż do operacji stricte administracyjnych, których celem jest utrzymanie porządku i równowagi nie tylko w zadaniach bieżących oraz tych które należy wykonać, ale także informacji nt. wykonanej już pracy.

Przykładem szkoleń z naszego podwórka jako firmy technologicznej, są te poszerzające kompetencje z nowych języków programowania czy metod projektowania User Experience. Są też takie aktywności, jak dbanie o bezpieczeństwo pracy – BHP, które w porównaniu do tego co jest merytorycznie atrakcyjne, ma dla osób technicznych bardzo niski priorytet. Z perspektywy działu HR każde z tych szkoleń jest jednak równie ważne.

Te dwie różne aktywności przyjęliśmy jako przykład dwóch szkoleń, stojących na dwóch różnych krańcach tego samego HR’owego operacyjnego kontekstu, codzienności i codziennej checklisty HR’owego specjalisty.  Oczywiście każdy z nas może podane w przykładzie szkolenia zastąpić dowolnym innym warsztatem, szkoleniem miękkim, stanowiskowym, czy też produktowym. W każdym takim przypadku część proponowanych szkoleń będzie atrakcyjna dla biznesu, a druga część z nich będzie mocno obowiązkowa, taka którą po prostu trzeba wykonać.

Niezależnie od obszaru kompetencji, które będą podczas szkoleń trenowane w zadaniach związanych z ich obsługą jest pewien zakres prac, które są po prostu mało atrakcyjne i odtwórcze. Ze względu na powtarzalność, dbałość o szczegóły, mnogość miejsc, w których można popełnić błąd, kopiując dane oraz z braku potrzeby użycia kompetencji merytorycznych potrafią być wręcz frustrujące. Pomysł IBMIBPM, który nazwaliśmy HCM Automatization, nie ingeruje w dyskurs HR’owy – co i kiedy trzeba zrobić, ale umożliwia wyłącznie zautomatyzowanie tej części pracy, która jest niezbędna, ale równocześnie żmudna, odtwórcza i mało atrakcyjna dla pracownika HR. Kluczem będzie tutaj przekierowanie tych zadań do robota. Pozwoli ono skupić się na pracy merytorycznej i zadaniach z zakresu dbania o ludzi. Robot wykona zlecone prace konsekwentnie, zgodnie z instrukcjami i procedurami przyjętymi w organizacji oraz o dowolnie wskazanej mu godzinie.

Zapanuj nad danymi

Z naszego doświadczenia wynika, że uporządkowanie atrakcyjnej dla pracowników części procesu organizacji szkoleń wymaga znacznie mniej czasu i zaangażowania, niż wykonywanie zadań będących jedynie proceduralnym obowiązkiem. Przy zadaniach odtwórczych, konieczna jest bardzo duża atencja, dyscyplina, dbałość o szczegóły. To są proste, oczywiste sprawy, takie jak informacje o tym, że pracownik wziął udział w zleconym szkoleniu i je zakończył, feedback z tego szkolenia oraz potwierdzenie, że jest gotowy, aby przystąpić do certyfikacji. Niezależnie, czy podczas szkolenia rozwijane były kompetencje menedżerskie lub odnawiany był certyfikat BHP z tego operacyjnego punktu widzenia, każde szkolenie jest takie samo. Zawsze dochodzimy do momentu, w którym musimy zebrać i podsumować dane.

W niedużych organizacjach (kilka, kilkanaście osób) zebranie powyższych informacji może się wydawać banalnie proste. Jednak, gdy brakuje dedykowanej osoby odpowiedzialnej za HR, często zadania te wykonywane są przez menadżera, lidera lub asystenta, dla których jest to dodatkowy obowiązek. Kończy się to pracą z doskoku, działaniem „w wolnej chwili”. Jednak w tych „wolnych chwilach” znalezienie odpowiedzi na pytania: Jak to zrobić? Gdzie znajdę wszystkie informacje? Gdzie je zapisać? Komu udostępnić? zajmują najwięcej czasu. Wychodzi z tego bardzo entropiczny proces nacechowany wysoce chaotycznym działaniem.

Natomiast w dużo większej organizacji dla osoby, która dba o rozwój kilkudziesięciu lub więcej osób, zebranie tak dużej liczby informacji dla jednego lub wielu szkoleń może być ekstremalnie trudne. Zwłaszcza gdy nie może ich usystematyzować, ustrukturyzować i przechować w jednym systemie. Może to skończyć się zbiorem różnych tabel, ustaleniami w rozlicznych mailach i mnóstwem rozproszonych dokumentów. W efekcie nie mamy możliwości wykonania szybkiej analizy czy oceny szkoleń, brakuje systemów, które umożliwiają zbieranie cząstkowych informacji, czy możliwości zobrazowania całego procesu. Na koniec dnia praca HRowca, która powinna być rozwojowa, sprowadza się do operacji i kopiowania informacji z jednego miejsca do drugiego. Nawet najlepiej napisane instrukcje nie uchronią od błędów i pewnego poziomu chaosu informacyjnego.

I wtedy wchodzi ROBOT.

Jego zadaniem jest zebranie informacji w momencie, kiedy ona powstaje, wyłapanie jej np. gdy uczestnik szkolenia wypełnia ankietę po jego zakończeniu. Pozwala to na bieżąco budować wiedzę o tym kto i gdzie faktycznie się szkolił. Do tego źródła danych podłączamy robota, który niczym pracownik, regularnie te informacje odczytuje i skrupulatnie zapisuje w systemach, które mu wskażemy. Może to robić np. codziennie rano, zbierając dane od wielu firm szkoleniowych, dla każdego naszego pracownika. Robot nie wymaga pilnowania, dyscyplinowania, pamiętania czy przypominania. Informacja w uporządkowany sposób spływa w trybie rzeczywistym do HR’ów. Znając pełny feedback, możemy „działać z głową” i decyzję o tym czy warto wysłać pracownika na certyfikację, przekazać mu voucher na egzamin, skierować na konkretne szkolenie kolejnych pracowników mogą być podejmowane w oparciu o informacje i fakty. Każdy z tych kroków możemy zautomatyzować i oddać do wykonania robotom, a co za tym idzie ograniczyć nakłady pracy po stronie zespołu HR.

Zadania, które oddelegujemy do robota mogą wspierać cały proces związany ze szkoleniem – sprawdzenie kto i kiedy był na ostatnim szkoleniu, do kiedy jest ono ważne, jakie szkolenie i kiedy powinno się odbyć. Dla robota nie ma znaczenia poziom atrakcyjności danego działania. To tylko kolejny obszar związany z optymalizacją operacji. Terminy, rodzaj szkolenia itp. wynikają z regulacji prawnych, które w prosty sposób można zaimplementować w pracę robota. Możemy też zlecić robotowi dopilnowanie dopełnienia obowiązków związanych ze zdobyciem certyfikatu/świadectwa. Skoordynuje on zbieranie podpisów oraz zapis dokumentu w elektronicznej teczce pracownika.

Wokół takich procesów jest mnóstwo prostych operacji, które można z powodzeniem oddać do pracy dla robota. W tym czasie my ludzie, zamiast spędzać czas na rzeczach nudnych, będziemy mogli skupić się na tworzeniu nowych programów rozwojowych, zbieraniu wniosków o tym co możemy zmienić, usprawnić, wyewoluować. Skupić naszą uwagę na tych działaniach, które są dużo bardziej atrakcyjne z perspektywy pracownika, menadżera i specjalisty HR.

Powyższy przypadek jest tylko prostym przykładem tego, po co nam roboty. Stawiamy hipotezę, że roboty są w stanie przywrócić radość z pracy w każdym miejscu, które wymaga powtarzalnych czynności, wykonywanych według pewnego skryptu, schematu. Dołączenie robota do zespołu oznacza wyłącznie tyle, że nudną, odtwórczą pracę może wykonać innego rodzaju pracownik, a człowiek może się zająć pracą, która wymaga kreatywności, „burzy mózgów”, stawiania wyzwań, po to, żeby się rozwijać i nadawać pęd zmian w naszej organizacji.

 

Autorzy: Robert Izdebski, Wiceprezes Zarządu IBPM S.A. przy wsparciu Pauli Rutkowskiej, Business Development Managera w IBPM S.A.
Artykuł ukazał się na portalu PulsHR.pl

Share on facebook
Facebook
Share on twitter
Twitter
Share on linkedin
LinkedIn